Inbox zero – co to takiego i po co mi to?

Artykuł gościnny

Masz problem z ogarnięciem swoich skrzynek pocztowych? Poznaj podstawowe metody optymalizacji pracy.

Inbox zero – co to jest

Pilnowanie i zarządzanie skrzynką z naszymi wirtualnymi listami nie jest w cale łatwym zadaniem. Otwierasz pocztę i widzisz ogrom zalewających Cię wiadomości. Bardzo często jest tak, że przegapiamy bardzo istotne dla nas maile, na które czekaliśmy sporo czasu. W programach pocztowych stosowane są często różnego rodzaju systemy flag, oznaczeń czy folderów. Jednakże gdy maili robi się naprawdę dużo, powyżej wymienione systemy tracą swoją użyteczność. A może w twojej pracy miało miejsce ważne wydarzenie, co za tym idzie dostajesz x-krotnie więcej wiadomości niż dotychczas. 

W takich sytuacjach przychodzi z pomocą prosta technika – tytułowy „Inbox Zero”. Wielu twierdzi, że jest najlepszy nawyk zarządzania pocztą. Zaczynasz traktować swoją skrzynkę elektroniczną tak samo jak tą na listy przed swoim domem. Oznacza to, że kategoryzujesz wiadomości i dzięki temu, wiesz jakie listy są dla Ciebie najistotniejsze. 

Inbox Zero to nawyk polegający na bardzo szybkim kategoryzowaniu. Jego nabycie zajmuję Ci chwilę, lecz raz wypracowany będzie zwracał Ci czas do końca życia. Pytania jakie zadajemy sobie podświadomie przeglądają pocztę to:

1. Czy ja muszę naprawdę to wszystko przejrzeć?
2. Czy kiedykolwiek mi się to przyda?
3. Do czego mi to potrzebne?

Jeśli jakiś mail nigdy Ci się nie przyda po prostu wrzuć go do kosza. Natomiast gdy nie musisz nic z nim robić, to przenieś go ze swojej skrzynki odbiorczej w inne miejsce. W ten prosty sposób widzisz tylko nowe, nieprzeczytane wiadomości oraz wiadomości wymagające Twojej uwagi.

Teoria nie zawsze idzie w parze z praktyką. Więc czy to ma sens?

Najlepsze jest to, że Inbox Zero da się zastosować praktycznie w każdym programie pocztowym. Najprostszym możliwym sposobem na wdrążenie Inbox Zero to stworzenie specjalnego folderu o nazwie np. „Gotowe”. Wszystkie wiadomości, które są obecne w skrzynce odbiorczej i nie wymagają podejmowania żadnych działać, przenosimy do takowego folderu. Niektóre programy posiadają także opcję archiwizacji oznacza to, że e-mail dalej jest obecny w naszej skrzynce, możemy go wyszukać, ale zostanie przeniesiony w inne miejsce, by nie powstawał efekt zbędnego spamu.

Zalety:

Zalety jakie przedstawię nie są to puste dane statystyczne, ale odczucia żywych ludzi, użytkowników tego sytemu.

1. Czują dużo większy spokój
   Nie żyją w świadomości, że jakaś ważna wiadomość może czaić się w wielkim spamie.
2. System jest bardzo prosty i łatwy do nauczenia
   Polega on na sortowaniu Twoich wiadomości.
3. Bardzo szybkie wręcz natychmiastowe rezultaty
   „Zacznij stosować dzisiaj, a za jakiś czas zobaczysz efekty” to nie pasuje do tej techniki jest wręcz na odwrót!
4. Znacznie łatwiej jest ustalić priorytet
   Stosując tę technikę zabieramy się za to, co najważniejsze, a nie to, co najłatwiejsze lub najnowsze.
5. Super sprawdza się przy dostępnie z każdego urządzenia
   Nie ma znaczenia czy jest to urządzenie mobilne czy też nie. Tablet, telefon, laptop czy PC nie ma to jakiegokolwiek znaczenia.

Czy każdemu pasuje Inbox Zero ?

Odpowiedz jest banalnie prosta, ponieważ nie ma takiej rzeczy, która pasowała by każdemu. Najważniejsze w systemach tego typu jest to, żeby działał i dawał maksimum efektu, przy minimalnym nakładzie czasu. Jeżeli ktoś wdrążył już w swoje życie inny podobny plan to nie warto go zmieniać. Przytoczę postrzeżenia kilku użytkowników, którzy krytycznie się wypowiadają:

• Mam swój system, który działa. Nie potrzebuje zmian!
• Wolę standardowe „flagi” lub „gwiazdki” niż takie manualne, sztuczne przenoszenie wiadomości.
• Próbowałem stosować tą technikę jednak to nie dla mnie.
• Po co tracić czas na przenoszenie każdej wiadomości?

Podsumowując

Inbox Zero to nieskomplikowana, a za razem skuteczna metoda organizowania poczty e-mail. Super jest to, że efekty widać praktycznie natychmiast, nie musisz pobierać dodatkowego oprogramowania. Dzięki metodzie Inbox Zero ludzie lepiej trzymają się priorytetów i zyskują znacznie więcej dodatkowego czasu na codzienne obowiązki. Wyjazd na urlop czy kilku dniowe zaniedbanie naszej skrzynki nie niesie tak ogromnych konsekwencji jak na początku. Należy uczciwie powiedzieć, że wprowadzenie tej metody będzie wymagało trochę czasu i energii – szczególnie do momentu kiedy nie stanie się ona naszym warto zaznaczyć dobrym nawykiem. Inwestycja kilku minut dziennie, która zwraca się z nadwyżką brzmi kusząco. Spróbuj sam! Mi pomaga.

Chcesz dowiedzieć się więcej o produktywności? Przeczytaj bloga GeekWork.pl, którego autorem jest Michał Barczak.